オフィスの解約に必要な手続きとは？

みなさまこんにちは！

オフィスレイアウト神戸の中村です(^^)

少しずつ暑くなってきましたね！昼間は暑いのですが、夜になると急に寒くなりますので、体調を崩さぬよう体調管理をしっかりなさってくださいね。

新年度の忙しい時期も少し落ち着いてきたと思いますが、みなさまはどうお過ごしでしょうか。

今の時期は、「オフィス移転」を検討している方に最適なシーズンです。

なぜならこの時期は、引っ越し業者の相場価格も低くなり、良物件がじっくりと時間をかけて探せるからです(^^)

オフィスの解約は、賃貸住宅とは違い手続きが複雑です。

オフィスの移転を実行する前に、確認漏れや書類の不備・確認ミスなどでバタバタしないようにしなければなりません。スムーズな移転ができるよう、解約時から必要な手続きを余裕をもって確認を行いましょう。

今回は、あまり知られていない「オフィスの解約時に必要な手続きについて」をご紹介します。

オフィスには解約予告期間がある

オフィスの移転などで解約することになった時、いきなり貸主に「今すぐ解約します」と伝えても解約をすることができません。(^_^;)

借りているオフィスを解約するには、事前に貸主にその意志を伝える必要があるからです。賃貸借契約書には「解約する場合は、○ヶ月前までに通知を行う」といった解約予告期間が記されています。その方法や予告期間は、全てのオフィスで共通なものではないので、契約内容をしっかり確認をしましょう。

一般的な解約予告の期間は？

• 6ヶ月前
• 3ヶ月前
• 2～3ヶ月

一般的な解約予告の期間は、2ヶ月〜6ヶ月が最も多いです。

貸主から、

• 解約予告書を取り寄せる
• 必要事項を記入する
• 郵便・FAXで送る

書面による通知を行ないます。

退去時の理由を明確に！

オフィスの解約予告時、オフィス退去の理由を明確にする必要があります。解約予告で義務とされているからです。「なぜ移転をするのか」など、貸主に説明ができるようにしておきましょう。

契約満了前の解約に注意！

契約満了前に中途解約したい場合、まずは契約内容の中途解約項目の記載を確認してください。

• 中途解約が不可能な場合
• 中途解約時に違約金を支払わなければならないケース

もありますので、注意が必要です。

解約予約の取り消しは難しい

「会社の都合でやっぱり移転を取りやめたい」「オフィスの移転先が見つからないので期間を延長したい」などの「解約予約取り消し」は、原則できません。(^_^;)

貸主やその時の状況で交渉可能かもしれませんが、解約予約の撤回は難しいということを念頭に置いて、解約予約の判断をしましょう。

なぜ解約予告期間が必要なの？

例えば、勤務先を退職する場合、事前に退職する旨の申告をすると思います。会社側も突然辞められてしまうと業務に支障が出てしまいますよね(^_^;)

オフィス移転の場合も同じで、突然「今日限りで退去する！」ということになった場合、貸主は賃料が急に得られなくなってしまいます。そうならないように、解約予告期間の間に次の入居者を探すため、「解約予告期間」は設けられています。

オフィスを解約するのに必要な費用

オフィスの解約時にかかる費用はこのようになっています。

引っ越しにかかる費用

オフィス家具・パソコンや業務に使用する物を移動するための代金です。オフィスの規模や従業員の人数によって変わりますが、オフィスが大きく、物が多いほど費用がかかります。

新オフィスの入居にかかる費用

• 前賃料
• 礼金
• 敷金
• 火災保険料
• 仲介手数料

オフィスの賃貸契約時には、これらの費用がかかります。

内装・設備の費用

オフィスのレイアウト・内装や整備を整える

オフィス家具を配置するレイアウトなどの内装や、配線やパソコンなどの設備の調整を行う費用がかかります。

【関連記事】オフィス家具とは

現状回復費用

オフィスを移転する際は、原状回復を行うことが義務付けられています。電話やパソコンの配線、オフィスに取り付けた設備の撤去など、壁や床を元に戻す工事です。現状回復工事は、契約期間内に行う必要があります。どこまで原状回復を行うのか、契約によって違いますので、余裕をもって早めにスケジュールを立て、確認しておきましょう。

【関連記事】現状回復工事とは

廃棄物処理費用

新しいオフィスでは使わない家具やパソコンなどのOA機器、その他の不用品を処分する費用がかかります。

その他の費用

移転したことによる、パンフレットや名刺、封筒の住所の変更費用です。届け出にも～20万円ほどかかり、書類の作成や提出などを専門の業者に頼むと更に別途費用が必要になります。

ノベルティグッズの作成はオリジナルグッズ制作.comへ

移転後、企業でよく使うボールペンや、エコバッグなどのノベルティ制作は、オリジナルグッズ制作.comがオススメです(^^)カタログ・ノートなど、SDGsに貢献できるノベルティとして、制作を検討してみてはいかがでしょうか？

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敷金

一般的には、返還は貸主への債務が終了してからになります。預けている敷金を原状回復工事や新しいオフィスの敷金に充てることができないので注意が必要です。

オフィスを解約する際の注意点

• オフィスの解約予告はできるだけ早めに確認する

入居日によっては退去後も家賃を払わなくてはならない場合もあるので、すでに新しいオフィスが決まっている場合、解約予告はできるだけ早めに確認しましょう。

• 移転スケジュールの調整

最初にお伝えしたように、オフィスの解約はかなり複雑です。多くの手続きを行わなくてはならないので、かなり時間がかかります。その中でも現状回復工事には最低でも3ヶ月～半年の期間が必要になります。通常の業務に負担がかからないよう、スケジュールを調整する必要があります。

• 信頼できる業者に依頼する

オフィスの解約手続きは膨大です。かなりの期間もかかるため、本来の業務にも負担がないように進めるには、それぞれの業務を安心して任せることのできる、信頼できる業者に依頼をすることが大事です。

• 解約後の郵便物

郵便物が新しいオフィスへ届くように、郵便局にも転居届を提出します。確実に手続きを行わないと、会社の大事な書類が新オフィスに届かない・紛失するなどのトラブルになるので注意しましょう。

まとめ

新オフィスへの移転は新しい働き方を見直すための絶好の機会でもあります。今後の成長のためにも、理想とする働き方を実現するためのオフィス解約へつながるように、検討することが重要です。

オフィスレイアウト神戸では、お客様の要望をできる限り形にできるように努めています(^^)既存家具をそのまま使用したり、内装だけを変えてオフィスのイメージチェンジをしたい場合、予算や要望に合わせてご提案させていただきます。
小さなことでも大歓迎です！ぜひオフィスレイアウト神戸までご相談ください。

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