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クリアデスクって?クリアデスクを定着させるコツ

みなさまこんにちは!

オフィスレイアウト神戸の中村です。

過ごしやすい季節になったので、衣替えや断捨離など、お部屋の掃除をしている方も多いでしょうか。

私事ですが、私の自宅は物が少ないほうだと思うのですが、部屋が狭いので少し散らかるとすぐ汚くなってしまいます。(^_^;)

子どもたち3人には毎日片付けるように促していますが、聞いてくれないこともしばしば。

定期的に掃除はしていますが、常に一定の綺麗さを保っていないと「散らかしても大丈夫でしょ~」とばかりに汚くなります。

オフィスでも「デスクの上がぐちゃぐちゃ」「デスクの上には常に社外秘書類がおきっぱなし」など、このようなことありませんか?

整理整頓せずにそのままの状態で仕事をしていると、個人情報や社外秘情報の漏えいにつながりかねません!

今すぐ「クリアデスク」を実践しましょう!

「クリアデスク」って何??と思われた方!

「クリアデスク」を実施するとどんな効果があるでしょうか。

今回は、基本の整理整頓から!「クリアデスクとは?クリアデスクを定着させるコツ」をご紹介します!

クリアデスクは?

クリアデスクとは、企業が策定している情報漏えい対策の一つです。

自席を離れる時や帰宅する時、机の上に置いてある物を出しっぱなしにせずに、机の上に物が置いていない状態にすることをいいます。

クリアデスクを徹底していないとどうなるか

例えば、お昼ごはんを外出して食べる際、パソコンや重要な書類をそのままの状態で外出してしまう時ありますよね(^_^;)

その後、どのようなことが起こり得るでしょうか。

「少しの間だけだから大丈夫〜」と気持ちが緩んでいると、

・パソコンの中の情報が流失する!

・USBメモリがなくなっている!

・置いてあった書類がなくなっている!

・情報が書き換えられている!

・個人の私物が盗まれている!

などのトラブルが起こる場合があります。

机の上が整理されていないと、

・紛失したことに気づかない

・間違えて処分をしてしまう

などの可能性もあります。

「情報が漏れたり紛失しないように、机の上を綺麗にしましょうね」ということです。

クリアデスクの目的

机の上を片付けることでどのような目的につながるのでしょうか。

情報漏えいを防ぐことができる

会社のセキュリティ対策として、デスクの上に、パソコンやUSBメモリ、SDカードのデータや、機密情報が含まれている書類を置かず、常に整理整頓をすることで、情報漏えいを防ぎます。

社員の生産性の向上・効率化

クリアデスクを意識し整理整頓を行うことで、必要な物を必要な時にすぐ取り出すことができ、作業効率のアップにつながります。

仕事の基本、整理・整頓・清掃【オフィスの5Sの一環にもなることから、クリアデスクに取り組む企業は多いです!

【関連記事】「基本の整理・整頓から!仕事が速くなるオフィスの5Sとは」

クリアデスクの懸念点

書類や情報を保管する設備に費用がかかる

書類などのすべてのものを鍵をかけて保管をすると、かなり多くの鍵付き設備が必要になります。

クリアデスクが徹底できない

個人情報が入っているデータや社外秘の書類など、取り扱いには注意すべきなのは十分に理解をしていても、クリアデスクが定着しない企業もあります。

クリアデスクが徹底できないとどのようなリスクがあるのかをまず理解し、

・会社の方針や規則を今一度確認する

・社員の意識を高める

・会社全体で取り組み、クリアデスクをする環境に整える

などの対策を行うことが重要です!

情報漏えいの防止対策として取り組まれているクリアデスクですが、デスクの周り・データや書類の整理整頓を徹底すれば、

・オフィスの清潔感のアップ

・企業のイメージもアップ

・ペーパーレス化によるコストの削減

などのいろいろなメリットが期待できます。

クリアデスクを定着させるコツ

クリアデスクを徹底するためのコツは3つ!

オフィス家具やロッカーなどは必ず鍵付きのものにする

会社の重要情報や個人情報など、簡単に持ち出せる状態にしないように、キャビネットや収納など鍵付きの設備を設置して、保管場所を決めます。

【設備費用はそんなにかけられない】場合

保管をする前に、

・重要なもの

・そうでないもの

に精査し保管すると、必要な数の設備の費用で済みます。

【関連記事】「収納庫の納品事例のご紹介です!」

デスクの上に置いてもよいものを固定する

「外出時はパソコンだけ」「帰宅時は机の上には電話だけ」などルールを作成し、机の上に置いてもよいものを一覧表にし、固定にします。

【弊社の実体験】「フリーアドレスデスクを導入したけど、結局固定席になってしまう苦悩~お客様に弊社の実体験をお伝えします~」

できるだけペーパーレス化に

紙の取り扱いをできるだけ少なくすることで、書類の紛失を防ぎ、書類の整理整頓もしやすくなります。

クリアデスクを定着させるためには、会社全体での取り組みが必要不可欠です!就業時間内に一斉に整理する時間を設けるのも方法の一つです。

クリアデスクはお金をかけずにできるセキュリティ対策の一つです!

実施する目的を社員同士把握し、企業全体でクリアデスクを取り組むことが、セキュリティ対策へのまず第一歩です。クリアデスクは企業のセキュリティ対策として周知されていますが、デスクを整理整頓することで社員の士気も高めることにもつながります。少しずつデスク周りを整理整頓していきましょう(^^)

オフィスレイアウト神戸では、お客様のお困り事などにから、弊社の導入実績や弊社での経験を生かして、お客様の状況に合った最善のご提案をさせていただきます。

大規模な工事から小規模なレイアウト変更まで、オフィスのことなら何でもご相談下さい(^^)

 



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