みなさまこんにちは！
オフィスレイアウト神戸の中村です。
5月に入り、かなり過ごしやすい時期になりましたね(^^)
しかし油断は禁物です！夜はまだ冷えますので、その時に応じて調節し、寝冷えなどしないようにお気を付けください。
「お客様をおもてなしする」部屋として重要な応接室。
オフィスの開設や、移転などで応接室のレイアウトにお悩みはありませんか？
応接室は、おもてなしをする部屋としてお客様が滞在する時間が長く、会社のイメージとして残りやすいです。
応接室のレイアウトにお悩みの方！
今回は、お客様がゆったりとして過ごせるよう「応接室のレイアウトを考えるポイント」をご紹介します！
会議室と応接室の違い
会議室と応接室は同じようなイメージがある
会議室とは「打ち合わせや議論をするために使用する部屋」で、
応接室とは「来客を迎え入れる為に使用する為の部屋」です。
応接室では、主に来客を応対し、リラックスして過ごせるような空間である必要があります。
会議室は、ホワイトボードなどを用いて、社内や社外の人と打ち合わせや会議をする場所です。会議室と応接室は同じようで、使用する目的が違います。
最近は、応接室と会議室を兼ねて使用する会社も多くなってきており、会社のスペースや使用する頻度によってもレイアウトが変わってきます。
応接室のビジネスマナー
「席次」とは、どの席に座るかという座席の席順のことです。
・職業上の地位
・肩書きや年齢
などによって、様々な上下関係があります。立場の上のものを上座、下のものを下座として、席次（席順）が決まっています。
場所によって席順のルールは違うことがありますが、応接室では入り口から一番遠い、奥の席を上座とします。
応接室の基本のレイアウト
応接室は、お客様がその会社の印象を決める、重要な部屋です。応接室は、ビジネスマナーも考慮し、レイアウトを考えなければなりません。
応接室のレイアウトに気をつける6つポイント
応接室までの順路がスムーズ
応接室は、セキュリティの観点から各部署の出入り口から近い場所が良いとされています。しかしどれだけ近くても、
・道の幅が狭い
・荷物が多くて通れない
などの状態はお客様に与えるイメージはよくありません。
応接室までの道筋はスムーズである必要があります。
業務作業が見えにくく、やりとりも聞こえにくい場所にしましょう。
上座などのビジネスマナーを意識したレイアウトにする
上記でも説明していますが、応接室の入り口から遠い方が上座です。お客様の方の座る位置は必ず上座になるように、家具の配置を行ってください。
配置するチェアなどは疲れを軽減する家具を選ぶ
応接室の雰囲気は会社の印象を大きく左右します。緊張状態が続く場合があるため、
・絵を飾る
・観葉植物を置く
など、気持ちを和らげる物を置いたり、疲れを軽減させる効果がある快適なチェアや家具を選んでください。
会社のイメージを取り入れる
応接室は、お客様が長時間滞在する可能性があり、会社の顔といえる部屋です。会社が持つコンセプトに応じたインテリアを配置したり、イメージカラーで統一するなどこだわりを持ったレイアウトを考えましょう。会社が取り扱う商品をきれいに配置すると、話のきっかけにもなります。
急な人数変更に対応できるよう予備のイスを用意する
予定していた来客人数よりも、多くなる場合があります。予備の椅子は常に準備をしておきましょう。人数が多くなっても、対応できるレイアウトを考えましょう。
インターネット環境設備を導入する
応接室では、Zoom会議や、オンライン通話など、ネットワークを使用する機会もあります。
・十分な電源や設備の確保
・使い勝手はいいか
・使用した時のことを考えたレイアウトを考える
ことを意識しましょう。
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まとめ
応接室は、お客様の会社に対するイメージを決める重要な場所です。お客様をおもてなしをする空間ですので、お客様が快適に過ごせるよう、レイアウトを意識しましょう！
疑問やご質問などは、オフィスレイアウト神戸にお問い合わせ下さい。
オフィスレイアウト神戸では、お客様のご要望・ご予算をお伺いし、オフィスに合ったレイアウト変更や、おすすめのオフィス家具などのご提案をさせていただきます。
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