こんにちは！営業の星野です。
もう8月も半ばを過ぎ、夜が少しずつ涼しくなってきたように思います。日中がもう少し涼しくなれば絶好のキャンプシーズン到来ですね！今からワクワクしています⛺
そういえば、お盆期間中には毎年「星野家ゴルフ大会」が開催され、父親と兄貴と弟と僕の4人でゴルフに行くことが恒例になっています。「今年こそは去年の自分を超える！！」と意気込んで前日練習に行き、150球くらい打ち込みました。普段やらないので見事に左手首を痛めて、当日を迎えることになりました(笑)
しかし、その痛みで力が少し抜けたのか去年の成績より10打ほどスコアを良くすることができました。
「そんなにスコアが伸びたのか！！」と思う方もいるかもしれませんが、全然良くないスコアなので言えません(笑)
さてさて、それでは「オフィスの移転」「オフィスの引っ越し」について解説していきますね！
オフィスの移転チェックリストを作成しましょう
移転する日程を決めましょう
オフィスの移転をするには、まず「いつ頃移転する」かを決めなくてはいけません。そこから逆算をして社内で段取りを進めていきましょう。短くても３～４か月前には移転の段取りを始めていくことをお勧めします。
移転するにあたって、やっていかなくてはいけない段取りがかなり多くありますので、これからそれを書いていきますので一緒にチェックしていただければと思います。
移転プロジェクト立ち上げ、担当者を決めましょう
まずは社内で移転のプロジェクトを担当する方を決めていきましょう。小規模オフィス～中規模オフィスの場合ですと、総務の方や支店長さんが対応することが多いと思いますが、中規模～大規模オフィスになりますとそれぞれの部署ごとにプロジェクト担当者を選任して、従業員全体で考えていくと満足度の高いオフィスができると思います。
現在のオフィスの問題点の洗い出し
これは非常に重要です。引っ越ししても今と変わらない使い方をすれば同じような問題が発生します。せっかくの移転なのでこのような問題点を解消できるようなレイアウトができると良いですよね。レイアウトだけではなく、OA機器の使い方や配置、従業員の働き方などでも解消できる場合があります。
オフィスの引っ越し業者を決めるには？？
引っ越し業者をしっかりと確認しましょう
オフィスの移転、引っ越しを謳っている業者はたくさんいます。
「引っ越しからオフィスの設計までお任せください」と宣伝している引っ越し屋さんも多いですが、オフィスの引っ越しと家の引っ越しは全く別物だということを理解しなくてはいけません。オフィスの引っ越しには必ずと言っていいほど「オフィス家具の組立施工」が必要になります。家庭用の家具とは違い、構造が複雑なものが多く、専門的な知識がある職人さんがいないと施工はできません。
「ボルト締めるだけでしょ？」と言っている業者さんがいたら要注意です。上手に施工できないと思っていて間違いないでしょう。
業者の選定のポイント「どこまで対応できる？」
先ほどもお伝えしましたようにオフィスの移転にはオフィスの専門的な知識が必要になります。ただ引っ越しできればいいというものではありません。移転後のレイアウトの提案、使い方の提案、オフィスの防災対策についての知識、OA機器やLANや電気などの知識など、他にも必要な知識は山ほどあります。
引っ越ししか案内できない業者は、上記のような知識がないと思われるのでオフィスをトータルでコーディネイトすることも難しいと思われます。ご依頼される業者がどこまで対応できる業者さんなのかをしっかりと把握することが大切です。
オフィスの移転の費用って高い？？
移転費用の内訳はどうなっている？
オフィスの移転のお見積りですが、きちんとした業者ですとそれなりにかかります。見積りの内訳を見てみますと、人件費がかなりの割合を占めます。「えっ？！人件費？？」と思うかもしれませんが、機械が荷物を運ぶわけではないので、人件費がかかります。その他にはトラック代や梱包資材、オフィス家具の施工費などがかかります。
コスト削減はできる？？
コスト削減はできますが、持っていく荷物が1つ減ったくらいじゃコストは変わりません。先ほど内訳をお伝えしたように人件費が多くの割合を占めています。持っていく荷物が多ければその分人件費も多くなります。逆を言えば持っていく荷物を大幅に減らすことができれば人件費を削減することもできるかもしれません。
しかし、移転なのに荷物を減らすというのは難しいことです。
方法としては、
①今使っている家具を自分たちで廃棄をする。(自分たちで解体、搬出、産廃業者に持ち込む)
②書類の整理をし、不要な書類はデータ化したり廃棄をする。(書類のチェックをしないといけない)
③引っ越し先で使う家具などを自分たちで持っていく。(自分たちで解体、搬出、現地組立など)
・・・etc
どれもすごく労力がかかりますし、時間もかなりかかります。これらが大変なので、僕たちのようなオフィス専門の引っ越し業者がいるのです。上記のことより「かかるものはかかる」と思った方が良いかもしれません。
引っ越しの見積もりを取ってみましょう
オフィス専門の引っ越し業者さんに来てもらいましょう
先ほどもお伝えしたようにオフィスの引っ越しは非常に大変ですし、家の引っ越しのようにはいきません。ですので、オフィス専門の引っ越し業者さんにご依頼をされる方が良いです。
しかし、ここでも実は重要なポイントがあります！！
「オフィスの引っ越しをしたいのですが、事務所見てくれませんか？」と連絡したところ、「新しいオフィスを見せてください。引っ越しすると高いので、古い家具は捨てて新しい家具でレイアウトしましょう」というような業者も多くいます。
もちろん最初からそのつもりでご依頼されるのであれば良いのですが、「今の家具を使いたい、できるだけコストを抑えてオフィスを構えたい」と思っているのであれば、先ほどのように案内をされる業者はNGです。
業者側もオフィスの移転の方が手間がかかるので、新規家具だけ購入してくださいと、そのような案内をしてくる場合があります。その場合はご注意ください。
きちんとした業者ですと、
「現在のオフィスと新しいオフィスの両方をチェックさせてください。今の家具のサイズを採寸して、レイアウトまでご提案させていただきます」と言ってくると思います。両方のオフィスをチェックしてもらい、ご依頼主様に最適なオフィスレイアウトの提案をし、見積もりが出てくると思います。
値段だけで比較すると恐らく普通の引っ越し屋さんの方が安いです。しかし上記でお伝えしたように内容が全く異なるので、注意が必要です。引っ越しをした後に「全然できてないじゃん」となり、結局その後のきちんとした施工を他の業者さんにお願いすることになるでしょう。
新しいオフィスの環境を同時に考えることが重要です！
皆で新しいオフィスの環境を考えましょう
移転先のオフィスは皆さんが1日の大半を過ごすことになるオフィスです。デスクと椅子だけあればOKというわけではありません。デスクの配置、同線の確保、OA機器の配置、収納庫などの耐震対策、オフィス全体のコーディネイトなど、やらなくてはいけないことが山ほどあります。
全て皆さんで考えるのも悪くはないのですが、オフィスを設計していくには専門の知識が必要となります。
例えば・・・
①オフィス家具の配置や機能についての知識
②オフィスに必要なの導線の知識
③会議室を作るための間仕切りの知識
④内装工事の知識
⑤移転に関する注意事項の知識
⑥OA機器、LAN配線、電話の機能、電気工事の知識
他にもありすぎて書ききれません。
これらを皆さんですべて網羅するのは困難を極めます。このようなことがあるので、先ほどの「どこまで対応できる？」ということが重要になってきます。引っ越しと業者と新しいオフィス設計をする業者が異なると、その間での連携がうまく取れない場合が多いです。ワンストップで依頼できると、各作業の責任者と営業担当者が連絡を取り合い、スムーズに移転できるようにプランニングしてくれます。
見積もりと資料が出てきたら
移転に関する見積もりと資料が出てきたら、プロジェクトメンバーで確認しましょう。プランニングをしてくれる業者であれば親身になって色々と相談に乗ってくれます。
「会議室がもう1つ欲しいな～」「女性用の休憩スペースもあった方が良いのでは？」「この間仕切りもうちょっと安くならないかな」など色々とご予算に合わせてプランニングの内容を変更してくれることでしょう。
最近のトレンドとしては
最近のオフィスの移転ですが、移転をする前にしっかりとオフィスの内装を作り込みするお客様が増えています。「オフィスの内装なんて、どうでもいいんじゃないの？」
一昔前まではそれでよかったと思います。オフィスの標準仕様でカーペットが敷いていたり、壁紙なども当たり障りのないものが選定されていると思います。しかし、最近のオフィス作りは様々なことを考えなくてはいけません。最近ではリクルートのためにオフィスを快適な環境にすることが多いです。もちろん新卒の社会人のためだけではなく、今働いている従業員のためにもできるだけストレスを感じることなく、楽しく働ける環境構築が必要になってきます。
またエントランスを作り込むお客様も増加傾向にあります。無人受付にして、見た目を豪華にというのが最近では多いかもしれません。
その他にやることは？
オフィス移転の手続き
オフィスを移転する際にはたくさんの手続きが必要になります。
①オフィス解約の手続き
②インターネット＆電話回線移転の手続き
③銀行口座・クレジットカードの変更手続き
④取引際への通知
⑤各機関への手続き
(労働基準監督署、法務局、税務署、都道府県税事務所、ハローワークなどなど)
⑥消防署(間仕切りなどを建てた場合は必要になります。)
⑦原状復帰工事
たくさんの連絡があります。ここに関してはお客様自身が行わなくてはいけない手続きになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？オフィスの移転は本当にたくさんのことをしなくてはいけないので、1人ではとてもじゃないですが難しいです。担当者さんをサポートしてくれる「誰か」が必ず必要になってきます。
そこで登場するのがオフィスレイアウト神戸です。
弊社ではオフィス専門の引っ越しから、新オフィスのプランニング、各業者との打ち合わせと値段交渉、各種必要物品の段取りから納品、内装工事、配線工事などなど、ワンストップでお客様のご要望にお応えすることができます。
オフィスレイアウト神戸にはたくさんの営業マンがいますので、迅速に対応が可能でございます。是非一度お問い合わせ頂ければ、皆様の移転をしっかりとサポートさせていただきます。
お問い合わせスタッフ一同心よりお待ちしております。
