オフィスの移転は企業にとって大きなイベントであり、業務効率や従業員の働きやすさ、企業イメージに直結する重要なプロジェクトです。しかし、「何から始めればいいかわからない」「トラブルを避けたい」と不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
今回は、オフィス移転の基本的な進め方を段階ごとにわかりやすく解説し、失敗しないためのチェックポイントもご紹介していきます。
オフィス移転の主な進め方
まずは移転の目的を明確にする
最初にすべきことは、オフィスを移転する「目的」を明確にすることです。目的によって物件の条件やレイアウトが変わるため、ここを曖昧にしてしまうと後でトラブルが生じてしまうことも。
下記はオフィス移転の目的の例を挙げています。皆さんはいかがでしょうか？
- 人員増加への対応
- 働き方改革やハイブリッドワーク対応
- コスト削減
- ブランディング強化
移転スケジュールを立てる
オフィス移転には多くの工程があるため、スケジュール管理が非常に重要になってきます。一般的には、物件探しから入居までに6〜12ヶ月を見ておくと安心ですよ！
- 3〜12ヶ月前：移転の意思決定と目的の明確化
- 2〜8ヶ月前：物件探しと内見、契約
- 1〜4ヶ月前：レイアウト設計、内装工事、IT・通信設備の計画
- 1ヶ月前〜：引っ越し準備、社員への案内
適切な物件を選定する
移転先の物件選びは、今後の業務効率や従業員満足度に大きく影響してきます。以下のポイントをチェックして、最適なオフィス選びに取り組みましょう。
- 立地（交通アクセス、周辺環境）
- 賃料・共益費などのコスト
- 天井高や床荷重などのスペック
- 将来的な拡張性
オフィスレイアウトを設計する
働きやすく効率的なオフィスにするためには、動線やゾーニング、収納スペースなどを考慮したレイアウトが欠かせません。プロの設計会社に依頼することで、業務に最適な空間をつくることができます。
通信・IT・ネットワークの計画を立てる
LAN配線、Wi-Fi環境、電話・FAX、サーバールームなど、ITインフラの整備も移転成功のカギです。現状分析と要件定義を行い、業務に支障が出ないよう事前準備を徹底しましょう。
オフィス家具・什器の選定と搬入
既存家具の再利用か、新調するかを決め、必要な家具をリストアップします。導入時にはサイズや色味、動線とのバランスも考慮が必要です。
内装・パーテーション・空調工事の手配
快適なオフィス空間を実現するには、パーテーション設置や照明工事、空調の見直しなど、細かい内装工事も必要です。各業者との連携をスムーズに行うことが求められます。
引っ越し業者の選定とスムーズな移転
オフィス専門の引っ越し業者を選定し、什器や機器の搬出入、廃棄物処理などをスムーズに行います。社内の荷造りスケジュールも共有しましょう。
原状回復工事と契約終了対応
旧オフィスの原状回復工事は、ビルの契約内容に従って対応する必要があります。管理会社との連絡や書類手続きもお忘れなく。
移転後の対応と業務再開
新オフィスでの業務がスムーズに再開できるよう、以下の対応も大切です。
- 住所変更の届け出（登記、銀行、取引先など）
- 社内外への移転案内
- 設備・機器の最終チェック
オフィス移転を成功させるポイント
プロに依頼して全体を管理してもらう
オフィス移転には非常に多くの業者や工程が関わります。プロにトータルで依頼することで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな移転が実現できます。
従業員への周知と社内調整を丁寧に
移転により働き方が変わることもあるため、社員への事前周知や意見の取り入れも大切です。オフィス環境改善の好機として活用しましょう。
コストと工期のバランスを意識する
予算オーバーや工期遅延を防ぐために、最初の段階で現実的な見積もりとスケジュールを立てることが必要です。
まとめ
オフィス移転は多くの準備が必要なプロジェクトですが、進め方をしっかり理解しておけば、スムーズに対応することが可能です。
「オフィスレイアウト神戸」では、物件探しからレイアウト設計、内装工事、引っ越し、原状回復までワンストップで対応しております。オフィス移転をご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
