オフィス移転は、企業にとって大きな転機であり、業務効率や社員満足度に大きく影響します。しかし、事前準備が不十分だとトラブルが発生し、業務に支障をきたす可能性もあります。そこで今回は、オフィス移転をスムーズに成功させるためのチェックリストと、準備段階で押さえておきたいポイントを詳しく解説していきます！下記に書いてあるとおりに、まずは移転に向けてやること、スケジュールなどを整理していってみてください〜。
オフィス移転の全体スケジュールを把握する
移転までのタイムラインを明確に
まずはどのように進めていくか、全体的なスケジュールを把握することから始めましょう。いきなり「よっしゃやるぞ！」って業者を探し始めたり実際に動き出すのではなく、整理していくことが大切です。
オフィス移転は最低でも6ヶ月前から計画を立てるのが理想。以下は一般的なスケジュール例となります。
- 6ヶ月前：移転目的の明確化、予算策定
- 5ヶ月前：物件探し・内見開始
- 4ヶ月前：新オフィスの契約、レイアウト設計
- 3ヶ月前：内装工事・ネットワーク工事の手配
- 2ヶ月前：各種契約変更手続き、什器・家具の発注
- 1ヶ月前：社員への周知、荷造り開始
- 当日：引っ越し実施
- 移転後：原状回復、社内外への住所変更通知
なんとなくスケジュール感がつかめたでしょうか。上記のスケジュール例をもとに皆さんもスケジュールを立ててみてください。
オフィス移転チェックリスト
続いてはチェックリストです！
事前準備編
- 移転目的と期待する効果を明文化する
- 移転予算を設定し、費用項目ごとに配分する
- 社内にプロジェクトチームを編成する
- 業者選定（不動産、レイアウト設計、工事会社）を開始する
物件選定編
- 立地条件（駅からの距離、周辺環境）
- 広さ・天井高・床荷重などの物理的条件
- ビルの設備（空調、セキュリティ、電力容量）
- 原状回復義務や契約条件の確認
レイアウト・内装計画編
- 働き方に合ったゾーニング（会議室、執務エリア、休憩スペース）
- 将来の人員増加を見越した設計
- セキュリティや動線を意識した配置
- 防災・避難経路の確保
工事・設備導入編
- 電気・照明工事の設計と施工
- 空調の調整・新設
- 配線・LAN・Wi-Fiの構築
- OAフロアやパーテーションの設置
備品・什器準備編
- デスク・チェア・収納家具の選定と発注
- 会議用モニター・ホワイトボードなどの準備
- ラグジュアリー家具の導入でブランディング強化も
手続き関係編
- 郵便局・取引先への移転通知
- 登記住所変更、契約関連の変更届出
- インターネット・電話回線の移設手続き
- 火災保険や各種保険の住所更新
移転当日編
- 社員・業者へのスケジュール共有
- 引っ越し作業の立ち会い
- チェックリストを元に荷物の搬入・設置確認
- 仮運用期間中のトラブル対策体制の確保
移転後編
- 旧オフィスの原状回復工事の実施
- 社内外への新住所の正式周知
- オフィスクリーニングの実施
- アフターサポート体制の確認
オフィス移転に役立つサービスを活用しよう
いかがでしたか？読んでみて、なんとなくでもオフィス移転の流れややることが見えてきて、整理できてきたら実際に動き出しやすくなる思います。
また、オフィスレイアウト神戸では、以下のような多岐にわたるサービスを提供しています。
- 物件探し・内見サポート
- オフィスレイアウト設計
- パーテーション工事・内装工事
- 配線・ネットワーク構築
- オフィス家具・什器の提案・販売
- 原状回復・クリーニング
- セキュリティ・防災対策
ワンストップでオフィス移転のサポートが可能です。オフィス移転をお考えの方、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
オフィス移転を成功させるには、明確な目的と綿密な計画、そして信頼できるパートナーの存在が欠かせません。今回のチェックリストを活用して、抜け漏れのない準備を進めましょう。業務への影響を最小限に抑え、理想のオフィス環境を実現するための第一歩として、早めの行動がカギとなります。
