オフィス移転、何から手をつけていいかわからない!オフィス移転やることリストをまとめました。

オフィス移転となると、やることが多すぎて何から手をつけていいのか分からないですよね?
移転先のオフィス探しから、移転前のオフィスの原状復帰工事、さまざまな手続き…など、数え上げたらきりがありません。
そこで、スムーズにオフィス移転ができるよう、やることをピックアップしていきたいと思います。
オフィス移転を検討されている方必見です!

オフィス移転の意味

オフィス移転の際にやることをご紹介する前に、オフィス移転にはどのような意味合いがあるのでしょうか?
そもそも、オフィス移転の意味はと言うと、環境が新しくなることでスタッフのモチベーションが上がる可能性があることです。
ハードウェアやデスクなどが新しくなれば、作業効率も上がり売上アップにつながるかもしれません。
いくら入居前に作業効率に配慮してレイアウトしたオフィスであっても、スタッフの増加や業務内容の変化、荷物が増えたり…などの理由から作業効率が低下することがあります。
ですが、オフィス移転を行うことで、さまざまなデメリットが改善され、快適で使いやすい効率のいいオフィスへと生まれ変わります。

さらに、オフィス移転を行うことでコスト削減にもつながります。
オフィスで最もウェイトを占めるのが家賃で、立地や会社の規模に合うオフィスに移転することで大幅に家賃を削減することが可能となります。
また、オフィスが複数のフロアに分散されている場合は1つのフロアにまとめることで作業効率が上がったり、備品の重複が防げます。
つまり、オフィス移転によりさまざまなメリットがあるわけですね。

オフィス移転でやることリスト一覧

オフィス移転となると、さまざまな作業や手続きが発生します。
できれば、オフィス移転のためのプロジェクトチームを作り綿密なスケジュールを立てて進めていくのが理想です。
では、具体的にオフィス移転でやることを具体的にご紹介してみたいと思います。

移転先オフィスの選定

まず、移転先のオフィス探しを行わなければなりません。
オフィスを選ぶのに重要なことはビルの立地に関することビルの管理に関することの2つだと言われています。
また、入居するビルの管理会社もさまざまで、トラブルが発生した時に対応がいい管理会社を選びたいですよね?
具体的にどのような物件を選べばいいか簡単にピックアップしてみましたのでご参考になさってみてください。

●立地条件

通勤に便利かどうか、駅から近いか
役所などが近くにあるか

●ビルの管理に関する条件

まず、ビルの管理に関するものについてです。

管理会社の質はどうか
エレベーターやエントランスなどの共有スペースはどうか
空調や駐車場の有無
休日使用するための条件の有無

以上にポイントをおいて、オフィスの移転先を選びましょう。

オフィス移転先の賃貸契約

次に、オフィス移転先の賃貸契約についてです。
一般の住宅とは違い、オフィスの賃貸契約は非常に複雑なので注意が必要です。
もし、何か不明や不安な点があれば、不動産業者に聞くようにし、安易にサインなどをするのはやめましょう。

移転前オフィスの解約手続き

オフィス移転先が決まれば、移転前のオフィスの賃貸契約を解約する必要が出てきます。
退去半年前にビル管理会社や貸主などに解約を申し出ます。
ただ、オフィスによっては半年ではなく3ヶ月などの場合もあるので、賃貸契約書を確認しておくといいでしょう。

同時に、移転先のオフィスの入居可能時期についても確認します。
新築のビルの場合は特に入居時期について確認しておくべきで、移転前のオフィスの解約までに入居可能かどうかしっかりと調べておきましょう。

移転前オフィスの原状復帰工事

オフィス移転でやることに移転前のオフィスの原状復帰工事があります。
原状復帰工事を行う業者を選びますが、指定の業者があるかどうかビルのオーナーや管理会社に確認します。
原状復帰工事の範囲や費用について確認後、業者に見積もりを依頼します。
たとえば、壁紙を張り替えるにも一部分か全てかによってかなりコストが違ってくるため、後でトラブルがおきないようきちんと確認しておきましょう。
原状復帰工事については法律上明け渡しの日までと決まっているためそれまでに工事が終わるよう手配します。

移転先オフィスの内装関係

オフィス移転でやることに移転先オフィスの内装関係、たとえばレイアウトや内装工事などがあります。
移転先オフィスが決定したら、必要なスペースを部署ごとに決定します。
また、会議室や応接室、エントランス、休憩室…などの配置についても決めていきます。

さらに、専門業者に相談した上で具体的にレイアウトを決めていきます。
レイアウトを決める際、スタッフの増員予定があるか、コスト削減…など、移転の目的に沿ったレイアウトになっているかどうか最終確認を行います。

また、必要な内装工事があれば工事業者を選定し工事を依頼します。
オフィス家具や電気製品、什器など必要なものがあれば発注しておきましょう。

廃棄するオフィス家具や電気製品などがあれば、リストアップした上で業者に見積もりを依頼し廃棄処分をします。
粗大ごみは信頼できる業者に依頼するようにしましょう。
無料で見積もりを行ってくれる業者に依頼すれば、あらかじめどのくらいの費用がかかるか把握できます。
オフィスの不用品は非常に量が多いためコスト高になるのはある程度覚悟しておいた方がよさそうですね。

さらに、会社の書類の中には機密情報や個人情報が含まれた物もあり、廃棄の際は十分注意しなければなりません。
情報漏えいのリスクを防ぐためにも自社スタッフでシュレッダーしたり、パソコンは予めハードディスクを壊す…などした上で廃棄処分するといいでしょう。

引っ越し

オフィス移転を行う際、作業は引越し業者が行いますが、重要なのは梱包と処分するものの扱いだと言われています。
まず、梱包については移転先のオフィスで荷物を開けるところまで想定して行うことが重要です。
廃棄するものは処分方法がさまざまなので、前もって仕分けしておくとスムーズに移転が進みます。

関係先への移転の連絡

また、オフィス移転に際し、関係先へ移転のお知らせをします。
挨拶状を印刷すると同時にネットや電話、プロバイダなど通信関連の住所変更、さまざまな名義変更なども行います。
挨拶状を作成する際、作成業者選びやデザインを選定したり、送付先リストを作成しなければなりません。
かなり時間と手間がかかる作業なので早めに行っておきましょう。

各種届け出

オフィス移転でやることで意外とやっかいなのが、さまざまな届け出関連業務です。
早くから計画立てて行うようにしましょう。

主な届出先には次のようなところがあります。

1.官公庁(郵便局、法務局、警察署、税務署、消防署、都道府県事務所、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督所…など)

2.取引先
3.金融機関
4.リース会社
5.サービス利用会社(自販機やコーヒーサービスなど)

まとめ

オフィス移転でやることを一覧でご紹介しました。
オフィス移転を行う際、膨大な作業と手間がかかります。
そのため、早めにスケジュールを立て確実に行っていかないと後で思わぬトラブルにつながることもあります。
もし、自社スタッフだけで行うのが困難だと感じたらオフィス移転業務を行う業者にアウトソーシングする方法もあります。
ぜひ、新しいオフィスがみなさんの理想のオフィスとなるよう、スムーズに移転作業を行ってくださいね!

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