オフィス移転マニュアル | オフィス移転・引っ越しに必要な手続き、流れ、準備について解説!

オフィス移転ってどんな手順でやったらいいの?

皆様はオフィス移転の経験はありますか?

最近では、移転をきっかけにオフィスをガラッとオシャレにかっこよくする会社も増えてきました。そんな素敵なオフィスへのリニューアルは、社員の気分を一新させ、モチベーションが上がるきっかけにもなり、更には売上げアップにつながる可能性もあります。

一方で、さまざまな作業や手続きが発生するため計画立てて行う必要があるのも確かです。
特に役所などへの手続きにはどのようなものがあるのか、どこに何を届け出ればいいのか分からないことも多いと思います。

そこで、オフィス移転に関する各種手続きについて分かりやすく解説した「オフィス移転マニュアル」として、こちらにまとめてみました!
オフィスの移転をご検討されている方はぜひご参考になさってください。

オフィス移転の譲れない条件を明確にする

まず、オフィス移転に際しさまざまな手続きを行う前に重要なのは、「譲れない条件を明確にすること」
これを明確にしていくことで、必然的に移転先を絞り込んでいくことができます。

そのためには、現在入居中のオフィスでデメリットとなっている点を探し出し、なぜそれがデメリットなのか、どうなればよいのかを明確にすれば、移転先のオフィスで必要なものが分かるはずです。

たとえば、
・最寄駅は渋谷でないといけない
・スタッフは30人収容でき、増員にも対応可…
などです。

そして、さらに重要事項を決めていきます。

たとえば、
・駅から徒歩5分以内
・キッチンスペースがある…
などですね。

さらに、優先順位としてどのようなものがあるのか明確にすれば、効率よく移転先オフィスを探すことができるでしょう。

オフィス移転スケジュールを立てる

次に、オフィス移転を行うに際し、詳細なスケジュールを立てていきましょう。
できれば、オフィス移転チームを作り進めていくと効率がいいかと思います。
移転先のオフィスの設備工事や内装工事の進み具合を見計らいながら、細かく決めていきます。

オフィス移転スケジュールがある程度決まったら、漏れや間違いなどがないか確認し、社内メールなどでスタッフ全員に説明しましょう。
それぞれのスタッフはこのオフィス移転スケジュールを元に、通常の業務に支障が出ないよう、廃棄するものと移転先に持っていくものなどを選別し、梱包作業を進めます。

引っ越しの作業方法や梱包の仕方などについて社内マニュアルを作成しスタッフで共有することで、オフィス移転作業がスムーズに進むはずです。

オフィス移転に関する手続き

では次に、オフィス移転に関する手続きを具体的に見ていきましょう。
オフィス移転について動きだすのは6ヶ月前くらいがベストです。
余裕を持って計画を立てることが大切だからです。

移転前オフィスの退去手続き

まず、現在入居しているオフィスの退去手続きについてです。
現在入居中のオフィスのビル管理会社や貸主に対し、退去を伝えなければなりません。
契約内容をしっかりと確認し、退去時期や原状回復に関する内容を確認します。

解約を伝える時期は一般的に半年前となっていますが、物件や契約内容によって違っているため要注意です。
移転先の入居時期についてもしっかりと確認した上で、退去と入居のタイムラグが少なくて済むよう調整しましょう。

入居中のオフィスの原状回復に関する手続き

入居中のオフィスの原状回復に関する手続きを行います。
ビル管理会社が工事業者を指定することもありますが、指定がない場合は工事業者を探さなければなりません。
どの程度原状回復する必要があるのか、管理会社に立ち会ってもらい見積もりを取ります。
必ず、解約日までに原状回復工事が終わるよう依頼します。

移転先オフィスの賃貸契約手続き

移転先オフィスの候補が決まったら、賃貸契約を結びます。
この時注意すべきなのは賃料や共益費など表面的、数字的な条件だけでなく、長期的な視点で見ることです。
納得した上で賃貸契約を結びましょう。

賃貸契約開始日になると鍵をもらうことができ、基本的にその日からオフィスへ入居が可能となるため、さまざまな作業が可能となります。
たとえば、電気工事や間仕切り工事、LAN工事…などができますが、スケジュールに無駄が出ないよう効率よく設定していきましょう。

また、オフィスによっては入居工事の業者が決まっているところもあり、指定された業者は比較的金額が高い傾向があります。
そのため、賃貸契約を結ぶ際、指定業者を使用するかどうかしっかりと確認しておきましょう。

法務局での手続き

ここからは役所などに行うオフィス移転の手続きについてです。
まず、法務局には本店移転登記手続きを行います。
会社の住所が変わる場合、2週間以内に書類を提出しなければなりません。
提出する書類は会社の定款と登記簿謄本、印鑑証明書の3つとなっています。

都道府県税事務所での手続き

都道府県税事務所には異動届出書を提出しますが、登記簿謄本を添え提出しましょう。
提出先はオフィス移転前の管轄税務署となっており、移転直後に提出しましょう。

税務署での手続き

税務署には異動届出書を提出しますが、移転日から1ヶ月以内と決まっており、移転前と移転後の管轄税務署に住所変更を報告する異動届書と登記簿謄本を添え提出し、同時に「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」についても提出しましょう。

労働基準監督署での手続き

さらに、オフィス移転が終わったら10日以内に管轄の労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地変更届」を提出すると決まっています。
もし、オフィス移転先が別の都道府県であれば、「労働保険関係成立届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」を提出しなければなりません。

社会保険事務所での手続き

オフィス移転が終わったら、基本的に5日以内に社会保険事務所に「健康保険厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届」と5日以内に移転前の管轄年金事務所に提出しましょう。

公共職業安定所での手続き

次に、公共職業安定所です。
こちらへは「雇用保険事業所変更届」をオフィスが移転して10日以内に提出しなければなりません。

消防署での手続き

意外と忘れがちなのが消防署への手続きです。
消防署へは防火対象物使用開始届出書を提出しますが、これは防火対象物を新たに使用する際、使用形態が変わる時に提出が必要となります。
提出すると、消防署が使用する建物の安全性を指導してくれます。
使用する7日前までに移転先オフィスの管轄の消防署に提出します。

オフィス移転を、まるっとオフィスレイアウト神戸に依頼できます!

以上がオフィス移転に関する手続きでした。
ただ、日ごろの業務が忙しくオフィス移転手続きが面倒、時間がない…という会社様も多いのでは無いでしょうか。

そういう場合はオフィス移転に関する手続きなどをサポートするオフィス移転サービスの利用すると便利です。
このオフィス移転サービスとは内装業者や電気工事業者、引越し業者などが請け負っているサービスですが、オフィスレイアウト神戸でも行っております。

役所などへの届け出などは自社で行わなければなりませんが、
オフィス移転のスケジュール立案から運用まで、ほぼ全ての作業をお任せいただけます。

また、オフィス移転サービスを行っている業者はオフィスデザインに強みがあったりなどメリットが多く、弊社でも「オフィスレイアウト設計」や、「原状回復工事」等、オフィス移転に必要なサービスをその他多数取り扱っております。

・こんなオフィスにしたいという要望をお聞きしながら、クライアント様にとって最適なオフィスづくりのお手伝い
・実際オフィス移転をする際、引っ越し業者への依頼…
など、全ての作業をお任せいただけます。

また、オフィス移転後、不具合が生じるなどお困りごとが発生する場合もございます。
その際は、オフィス移転後のアフターフォローも対応しておりますので、お気軽にご相談いただけます。

実際、オフィス移転にかかる作業を複数の業者に分けて依頼すると、それぞれの業者にそれぞれの作業について対応してもらう必要があるため手間や時間がかかります。
オフィス移転サービスに依頼すれば、一括して依頼できるのでスムーズにトラブルが解決できるのもメリットです。

オフィス移転の手順や流れについてのまとめ

オフィス移転に関するさまざまな手続きについて解説しました。
オフィス移転を行うことは非常にメリットがある一方で、さまざまな手続きや作業が発生します。
無駄なくオフィス移転の手続きが進むよう、ここでご紹介したことを参考にしていただければと思います(^^)

オフィス移転サービスにご興味がある方は、どうぞ以下のリンクより、詳しい内容を御覧ください。

◎この投稿に関連するページをまとめております。ぜひご覧ください。

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