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オフィス移転で気をつけることと行政手続きについて

こんにちは。
オフィスレイアウト神戸の前田です。
暑いのか寒いのかよくわからない日が続いております。そして花粉。花粉症人間にとってはツライ季節でもあります。。。

さてさて、現在の事務所が手狭になっていたり、得意先との関係などからオフィス移転を検討している方はいませんか?
しかし、オフィス移転の際には、どこから手を付ければいいかわからないという方も多いと思います。オフィス移転をするにあたって押さえておくべき注意点についてまとめてみました。

現事務所における注意点

オフィス移転をするにあたって、現在借りている事務所の賃貸契約の解除手続きをしなければなりません。解除をするにあたって、いろいろな条件がありますので契約書を今一度確認しておきましょう。

予告期間について

いきなり「解約します」といって、すぐにそのオフィスを飛び出せるわけではありません。
一定期間前までに解約の予告をするのがルールです。これは物件ごとに異なります。一般的にはオフィスを出る6か月前というところが多いです。予告期間については契約書にかかれているはずなので、そこから逆算して移転の準備を進めていきましょう。

現状回復について

解約することが決まったら、現状回復工事の準備をしなければなりません。
一般住居の場合は退去後の場合が多いですが、貸事務所は契約期間内に行うのが一般的です。ただし居抜き物件の場合は話が違ってきます。この場合住居と一緒で退去した後で、ビルのオーナーが現状回復を行います。そして後日借主にその費用を請求する形になります。

移転先の注意点

新しいオフィスに移転するにあたって、こちらも注意点がいくつかあります。オフィスをどのように選べばいいか、契約の問題も考えられますのでここで紹介します。

オフィスの選び方

次のオフィスをどうすればいいかですが、総合的に見て自分たちに最もマッチする物件を選びましょう。立地条件や広さ、賃料全てを見て、自分たちの希望する条件に近い物件を探します。同じ物件でも時期や景気動向で坪単価で5,000円以上変わってくる場合もありますので、少し時期をずらしてチェックするのも一考です。

駅近く、駐車場、周りに飲食店が多いなどなど、場所は求人面を大きく左右するので慎重に選びましょう。

契約での注意点

建物のオーナーと契約を交わすにあたって、家賃発生日がいつになるのかはしっかり交渉しておきましょう。この時、前のオフィスを退去する日付を意識して交渉してください。できるだけ二重家賃の期間を短くすれば、コストも最小限に抑制できます。

移転時の手続き

オフィス移転する場合、いろいろな手続きをする必要が出てきます。もし手続きを怠っていると、場合によっては何らかのペナルティを受ける可能性がありますので注意してください。

異動届

税務署に対して行う手続きです。異動届のほかに登記簿謄本も併せて提出します。移転日から1か月以内に手続きしなければなりません。また都道府県事務所にも届け出を済ませておかないといけません。こちらは移転から10日以内と短いので注意してください。

移転登記申請書

税務署に対して行う手続きです。こちらも期限が決まっていて、移転日から2週間以内に済ませなければなりません。

事業所所在地変更届

こちらは社会保険事務所で行います。移転日から5日以内とかなり期限が短いので、できるだけ早く済ませることがおすすめです。

名称所在地変更届

これは労働基準監督署で行う手続きになります。移転先を管轄しているところで手続きしてください。

雇用保険事業所変更届

公共職業安定所で行う手続きです。移転日から10日以内に手続きをしなければならないので注意してください。

まとめ

オフィス移転をする場合には、今使っている事務所と次に移る予定の事務所で確認すべきことがいくつかあります。また事務所を引越すと、いろいろな公的機関に届け出の手続きが発生します。期限も決まっているので速やかに手続きを済ませましょう。

オフィス移転は面倒な手続きが多く大変ですが、気分もリフレッシュしてスタッフのやる気も出てくると思います。
もしオフィス移転や引っ越しをお考えであれば、豊富な実績と経験のあるオフィスレイアウト神戸までお気軽にご相談ください!
プロのスタッフが親切丁寧に御社のオフィス移転を成功させます^^
よろしくお願いいたします。



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