もくじ
オフィスのセキュリティとは
オフィスのセキュリティは空間セキュリティと情報セキュリティに分類されますが、どちらも重要です。
ただ、セキュリティ対策が重要だと分かっていても、万全な対策が取られていないオフィス多いのが現状です。
そこで、ここではオフィスのセキュリティ対策について詳しく解説してみたいと思います。
オフィスのセキュリティ対策が万全でないと思われる方は、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスのセキュリティ対策の重要性
コストをかけてセキュリティ対策を行っても、どのくらい効果があるのか分かりづらいです。
そのため、オフィスのセキュリティ対策を行いたいけれど、コストが気になり躊躇するケースが多いです。
オフィスのセキュリティと一言で言っても、パソコンからの情報漏洩だけでなく、金庫や機密書類、サーバーや電話、机の引き出し、会議や打ち合わせの内容…など、数え上げるとキリがありません。
もし、それらの中から情報が漏れてしまうと、莫大な被害、損害を被ることがあります。
そもそも、オフィスのセキュリティとは顧客や取引先の信頼を守り、自社の企業価値を守るための重要なものです。
もし、情報漏えいが起こってしまえば、最悪の場合会社の存続に関わる問題に発展しかねません。
それほど、オフィスのセキュリティ対策は重要なわけです。
オフィスのセキュリティ対策
では、具体的にオフィスのセキュリティを守るにはどのような対策を取ればいいのでしょうか？
エントランス
オフィスのセキュリティ対策を考える際、まず重要なのがエントランスです。
よほどの大企業でない限り、エントランスに人を置くことはなく内線電話で呼び出すか、そのまま入ってくるかかと思います。
もし、来客が多い会社だと別々のお客様同士がお互いの話を聞いてしまったり、コミュニケーションを取ってしまう場合もあり得ます。
そうなると、最悪の場合自社の情報が漏れてしまう可能性があるため、まずはエントランスのセキュリティ対策を取るべきです。
1日の来客数がどの程度か確認した上で、内線電話を設置するなど工夫しましょう。
そうすれば、来客の待ち時間短縮にもつながります。
入退室管理システム
次に、従業員の入退室管理システムについて見てみましょう。
まず、どういう種類があるのか解説します。
テンキー方式
テンキーで暗証番号を入力し解錠します。
暗証番号が分かればだれでも入室でき、ドアごとに番号を設定できます。
ICカード認証
ICカード認証はICカードをシステムに接触させ解錠します。
このカードがあればだれでも入室可能で、社員証にICチップを埋め込み使用することも可能です。
交通系のICカードを使うこともできます。
スマホ認証
スマホに専用アプリを入れ解錠します。
認証済みスマホがあれば、だれでも入室可能です。
指紋や血管、顔での認証
指紋や血管、顔などで認証するシステムで、セキュリティ度が最も高いです。
ただ、同時に入室されてしまう危険性は0とは言えません。
以上が入退室システムの種類でしたが、特定の部屋やドアにだけ使用したり、目的別に導入システムを選ぶという考え方もありです。
また、入退室システムを導入する際、サポートについても確認しておきましょう。
たとえば、入退室システム導入から運用までのサポート体制は具体的にどのようなものなのか、トラブルが起きた時のサポートや修理の対応はスピーディかメンテナンスの頻度など。
トータル的なサポート体制について、しっかりと確認しておきましょう！
最悪、部屋に入れず仕事ができないという状況にもなります。
シュレッダー
オフィスではさまざまな書類を扱いますが、廃棄する際シュレッダーをお使いかと思います。
業務用シュレッダーにはクロスカット、スパイラルカットなど種類があり、おすすめはスパイラルカットです。
スパイラルカットだと書類の内容を判読しづらくなるためセキュリティ対策に万全です。
ただ、裁断方式だけでなく、裁断サイズにも気を配りましょう。
裁断サイズが大きすぎると、いくらスパイラルカットであっても内容を判読することが可能だからです。
厳密に言うと、裁断サイズ2mm以下が可能なシュレッダーを選ぶことが大切です。
ネットワークセキュリティ
オフィスのセキュリティ対策に社内のネットワーク上にデータを保存することは当たり前となっており、社外からなんらかの侵入を防止するためファイアーウォールの設置を行っているオフィスも多いでしょう。
ただ、外部からだけでなく内部からデータの流出が起こらないよう対策を取る必要があります。
そのため、役職や部署ごとに可能なアクセス範囲を決めておき、情報がもれないよう徹底的に社内教育を行うべきです。
オフィスによっては無線LANなどで社外の人が訪問した際、ネットに接続できる環境だったりするので、ネットワークについてのセキュリティ対策やルール作りは必須です。
収納セキュリティ
オフィスの情報が漏洩するのを防ぐにはオフィスに保管されている書類や備品についても対策を取るべきです。
もちろん、収納に鍵をつけているかと思いますが、それを出し入れしたり保管する場所についてきちんと把握できていなければ意味がありません。
収納セキュリティを強化するため、収納庫に解錠権限をつけたり、履歴を管理することをオススメします。
そうすれば、収納されている物品や書類の重要度に合わせたセキュリティ対策が可能です。
監視カメラ・防犯カメラ
オフィスのセキュリティ対策を行う際、人が通るところやいるところだけを監視すればいいわけではありません。
オフィスで人がいない場所を監視しておかないと、トラブルになりかねません。
監視カメラでセキュリティ対策を行うことで、不審者が入ったり、社員が不正行為を行わないようにできます。
また、万が一なんらかのトラブルが起きた場合に大切な社員を守ることにも繋がります。
パーテーションを利用する
最近、オフィスセキュリティに有効とされているのがパーテーションです。
パーテーションを透明なものにした上でパソコンやデスク周りのみ目隠しをするのが効果的です。
パーテンションがあれば空間が広く見え、どこでだれが何をしているのか一目瞭然ですし、不審者が侵入してもすぐ分かるからです。
また、パーテーションの侵入防止バーも有効です。パーテーションの上部分と天井に隙間があると、鍵をかけてもその部分から侵入することが可能です。
隙間のないパーテーションを設置すればいいのでは？と思われがちですが、そうなると消防設備の増設、空調や照明設備の移設…など、さまざまな問題が発生しコストがかさみます。
ぜひ、パーテーションの上部に侵入防止バーを設置することをオススメします。
コンサルティング業者に依頼も
オフィスのセキュリティ対策を取るには物理的、人的、技術的などさまざまな要素が絡み合っているため、導入には総合的なコンサルティングスキルが要求されます。
単純にどれか1つを導入すればいいわけではないので、さまざまな角度から見た上で信頼できる業者に依頼しましょう。
オフィスセキュリティについてのまとめ
オフィスのセキュリティ対策の重要性やセキュリティ対策の方法などについて解説しました。
オフィスのセキュリティ対策にはかなりのコストがかかるため躊躇しがちですが、万が一情報が漏れたりすれば賠償金を請求されたりなど、大きなトラブルにつながります。
まだオフィスのセキュリティ対策を行っていない場合はぜひ前向きに検討してみてください。
