みなさまこんにちは！オフィスレイアウト神戸の中村です(^^)
GWが終わり、いつも通り仕事が始まりました！
連休明けもあり、こなさなければならない業務もたくさんあると思いますが、この時期は体調不良になる方も多くいらっしゃいますので、無理をなさらないようにお気を付けください。
組織の中で必ず行われる「会議」
対面で行われる会議だけでなく、テレワークミーティングも多くなってきています。今は「働き方改革」により、残業の削減や無駄をなくし、生産性の向上のアップに力を入れている会社も多いです。
「会議」は会社の方針や方向性、改善のためにとても重要ではありますが、大事な時間を無駄にしてしまうときも少なからずあります。
生産性の高い会議を行うために！今回は、「会議が無駄になる原因と会議の生産性を高めるポイント6つ」をご紹介します！
ありがちな無駄な会議
みなさんは会議をしていて「こんな会議でええの？」な場面はありませんか？
目的がわからない会議
毎回のように行われる定例会議や報告会議。慣例だからするべきものとして行われている会議に、必要あるかなと思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。情報の共有や報告するだけであれば、社内メッセージで完了させることができます。
会議をしても結果が決まらない
会議をしても、クライアントが関わっている案件で事前に確認をとっていないなどの問題で、結論や対策が曖昧になったり、決定ができず、結論まで到達しないことはありませんか？
決まっている時間通りに会議が始まらない
・急な業務が入り、開始時間が1時間押してしまった
・会議に集中してしまい、終了時刻を大幅にオーバーしてしまった
などはないでしょうか？時間通りに始まらない・オーバーしてしまうなどが当たり前になっているところも多いのでは？
誰も発言がなくシーンとしてばかりの会議
アイデアや質問、発言も何もなく、ただ時間だけが過ぎていく会議が行われていませんか？
無駄になってしまう会議の原因4つとは？
会議が無駄と思うかどうかは、会議内容や社員の感じ方にもよります。何らかの原因で結論に到達しない会議は無駄になる可能性が高くなります。
資料が多すぎる・資料がまとめられていない
資料が多いほうがわかりやすい！と思われがちですが、その分事前準備に時間もかかります。資料が多いと資料の説明だけで終わってしまうこともあり、肝心な意見交換や結論が出ないことも多いです！
何についての会議なのか知っていない
会議の目的を理解していないと、きちんとした話し合いができません。会議をただ開催するだけになっているのなら、目的がわからない会議をする必要はありません。
本来すべき会議の内容から脱線している
会議の目的は明確でも、議論をする途中で話が脱線してしまうこともよくあります。本題にすぐ戻すことができれば良いのですが、本題の結論が出ないまま会議終了になる可能性も。
時間通りにきちんと終わらない・時間が決まっていない
時間が明確になっていない会議では、ただダラダラ話しているだけになっていることがあります。会議時間は守られていても、当たり前のように終了時間が過ぎてしまっていると、社員の集中力やモチベーションの低下から、会議が無駄になってしまうケースもあります。
私の余談
前職で週一回行われていたミーティングでは、会議の目的をメンバーが把握をしていなかったので、アイデアや質問もなく、話し合いも進みませんでした。進行役の私は、貴重な時間を割いている・人件費がかかっていることも頭では意識はしていたのですが、結論に到達せずに無駄な会議と化していました。参加メンバー全員に事前に目的を共有していなかったのが原因でした。(^_^;)
生産性の高い会議にするためには
事前に課題を決め、用意する
予め議題を決めておくことで、「何を話すか」「どのような改善や対策ができるか」など事前に把握し考えることができます。考える時間を割くことなく、アイデアや質問なども発言できるため、スムーズに会議が進みます。事前に共有が必要なことは必ず準備しておきましょう。
少ない人数で会議を進める
参加人数が増えると、話し合っている事柄に対しての合意に時間がかかってしまったり、意見がまとまらず結論が出ないこともあります。
少ない人数で会議を行うことにより、参加メンバーの責任感をアップさせ、結論到達までのスピードも上がります。会議内容に必要なメンバーや決定権を持つ関係者だけで会議をすることも重要です。
その後は、会社内での情報の共有は必要に応じて必ず行いましょう。
責任者・司会者などそれぞれの役割を決めておく
会議を時間通りに終わらせるためには、進行役や会議の責任者など参加メンバーの役割を明確にします。
会議の進行役がいなければ、話が脱線したり、無言のまま終わってしまうかもしれません。責任者や進行役など、役割を明確にすることで、会議をコントロールしながら、会議の生産性を上げることができます。
会議の時間を決めておき、徹底して守る
決めた時間を徹底して守ることで、事前準備の確認などを行ったり、会議が短時間で終了したりと会議の生産性が上がります。「人の集中力は90分まで」と言われているように、普段の業務と会議のメリハリをつけることが大事です。「会議時間も人件費がかかっていること・大事な時間を割いていること」を意識すれば、社員の生産性やモチベーションがアップし、会議の進め方も変わります。
ホワイトボードなどの情報共有ツールを使用する
印刷した資料だけではわかりづらいときもあります。今はオンライン会議も多いため、ホワイトボードがわかりにくいこともあります。最後は必ず写真で内容を残し、テレワークでも参加者全員が会議内容を把握できるよう、情報共有ツールを活用しましょう。
情報をデジタル化することで、議事録を作成する工程の手間が省け、会議も効率よく進めることができます。
資料作成は必要最低限でわかりやすく
会議で議論を行うために資料は必ず必要ですが、多すぎると結論まで到達できないケースもあります。資料はできるだけ要点を絞り、わかりやすくまとめましょう。
会議だけではなく、日頃から意見交換をする
日常の中で、活発な意見交換を行っていると、会議をしなくても必要ない場合もあります。普段から問題点や改善点を話し合っていると、いざという時にすぐに対応することもできます。会議をしなくてもいいように日頃からコミュニケーションを取ることができれば、本来のするべき業務に集中でき、生産性もアップします。
生産性を意識した会議に
会議は仕事を進めるうえで欠かせない重要なものです。決められた時間内で納得のいく会議ができるようにするためには、事前の準備も必要ですが、会社全体で会議の効率化を図るための対策をとりましょう。意識すれば必ず生産性はアップします！
オフィスレイアウト神戸では、会議室のレイアウト変更や、会議中の情報共有ツールである電子黒板などの提案もさせていただいております。オフィスに関するお悩みやご質問などは、お気軽にオフィスレイアウト神戸までご相談ください(^^)
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