「オンライン無料相談サービス」スタート!ぜひお気軽にお申し込みください

無駄な会議をやめる!会議の生産性を高めるポイント6つ

みなさまこんにちは!オフィスレイアウト神戸の中村です(^^)

GWが終わり、いつも通り仕事が始まりました!

連休明けもあり、こなさなければならない業務もたくさんあると思いますが、この時期は体調不良になる方も多くいらっしゃいますので、無理をなさらないようにお気を付けください。

組織の中で必ず行われる「会議」

対面で行われる会議だけでなく、テレワークミーティングも多くなってきています。今は「働き方改革」により、残業の削減や無駄をなくし、生産性の向上のアップに力を入れている会社も多いです。

「会議」は会社の方針や方向性、改善のためにとても重要ではありますが、大事な時間を無駄にしてしまうときも少なからずあります。

生産性の高い会議を行うために!今回は、「会議が無駄になる原因と会議の生産性を高めるポイント6つ」をご紹介します!

ありがちな無駄な会議

みなさんは会議をしていて「こんな会議でええの?」な場面はありませんか?

目的がわからない会議

毎回のように行われる定例会議や報告会議。慣例だからするべきものとして行われている会議に、必要あるかなと思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。情報の共有や報告するだけであれば、社内メッセージで完了させることができます。

会議をしても結果が決まらない

会議をしても、クライアントが関わっている案件で事前に確認をとっていないなどの問題で、結論や対策が曖昧になったり、決定ができず、結論まで到達しないことはありませんか?

決まっている時間通りに会議が始まらない

・急な業務が入り、開始時間が1時間押してしまった

・会議に集中してしまい、終了時刻を大幅にオーバーしてしまった

などはないでしょうか?時間通りに始まらない・オーバーしてしまうなどが当たり前になっているところも多いのでは?

誰も発言がなくシーンとしてばかりの会議

アイデアや質問、発言も何もなく、ただ時間だけが過ぎていく会議が行われていませんか?

無駄になってしまう会議の原因4つとは?

会議が無駄と思うかどうかは、会議内容や社員の感じ方にもよります。何らかの原因で結論に到達しない会議は無駄になる可能性が高くなります。

資料が多すぎる・資料がまとめられていない

資料が多いほうがわかりやすい!と思われがちですが、その分事前準備に時間もかかります。資料が多いと資料の説明だけで終わってしまうこともあり、肝心な意見交換や結論が出ないことも多いです!

何についての会議なのか知っていない

会議の目的を理解していないと、きちんとした話し合いができません。会議をただ開催するだけになっているのなら、目的がわからない会議をする必要はありません。

本来すべき会議の内容から脱線している

会議の目的は明確でも、議論をする途中で話が脱線してしまうこともよくあります。本題にすぐ戻すことができれば良いのですが、本題の結論が出ないまま会議終了になる可能性も。

時間通りにきちんと終わらない・時間が決まっていない

時間が明確になっていない会議では、ただダラダラ話しているだけになっていることがあります。会議時間は守られていても、当たり前のように終了時間が過ぎてしまっていると、社員の集中力やモチベーションの低下から、会議が無駄になってしまうケースもあります。

私の余談

前職で週一回行われていたミーティングでは、会議の目的をメンバーが把握をしていなかったので、アイデアや質問もなく、話し合いも進みませんでした。進行役の私は、貴重な時間を割いている・人件費がかかっていることも頭では意識はしていたのですが、結論に到達せずに無駄な会議と化していました。参加メンバー全員に事前に目的を共有していなかったのが原因でした。(^_^;)

生産性の高い会議にするためには

事前に課題を決め、用意する

予め議題を決めておくことで、「何を話すか」「どのような改善や対策ができるか」など事前に把握し考えることができます。考える時間を割くことなく、アイデアや質問なども発言できるため、スムーズに会議が進みます。事前に共有が必要なことは必ず準備しておきましょう。

少ない人数で会議を進める

参加人数が増えると、話し合っている事柄に対しての合意に時間がかかってしまったり、意見がまとまらず結論が出ないこともあります。

少ない人数で会議を行うことにより、参加メンバーの責任感をアップさせ、結論到達までのスピードも上がります。会議内容に必要なメンバーや決定権を持つ関係者だけで会議をすることも重要です。

その後は、会社内での情報の共有は必要に応じて必ず行いましょう。

責任者・司会者などそれぞれの役割を決めておく

会議を時間通りに終わらせるためには、進行役や会議の責任者など参加メンバーの役割を明確にします。

会議の進行役がいなければ、話が脱線したり、無言のまま終わってしまうかもしれません。責任者や進行役など、役割を明確にすることで、会議をコントロールしながら、会議の生産性を上げることができます。

会議の時間を決めておき、徹底して守る

決めた時間を徹底して守ることで、事前準備の確認などを行ったり、会議が短時間で終了したりと会議の生産性が上がります。「人の集中力は90分まで」と言われているように、普段の業務と会議のメリハリをつけることが大事です。「会議時間も人件費がかかっていること・大事な時間を割いていること」を意識すれば、社員の生産性やモチベーションがアップし、会議の進め方も変わります。

ホワイトボードなどの情報共有ツールを使用する

印刷した資料だけではわかりづらいときもあります。今はオンライン会議も多いため、ホワイトボードがわかりにくいこともあります。最後は必ず写真で内容を残し、テレワークでも参加者全員が会議内容を把握できるよう、情報共有ツールを活用しましょう。

情報をデジタル化することで、議事録を作成する工程の手間が省け、会議も効率よく進めることができます。

資料作成は必要最低限でわかりやすく

会議で議論を行うために資料は必ず必要ですが、多すぎると結論まで到達できないケースもあります。資料はできるだけ要点を絞り、わかりやすくまとめましょう。

会議だけではなく、日頃から意見交換をする

日常の中で、活発な意見交換を行っていると、会議をしなくても必要ない場合もあります。普段から問題点や改善点を話し合っていると、いざという時にすぐに対応することもできます。会議をしなくてもいいように日頃からコミュニケーションを取ることができれば、本来のするべき業務に集中でき、生産性もアップします。

生産性を意識した会議に

会議は仕事を進めるうえで欠かせない重要なものです。決められた時間内で納得のいく会議ができるようにするためには、事前の準備も必要ですが、会社全体で会議の効率化を図るための対策をとりましょう。意識すれば必ず生産性はアップします!

オフィスレイアウト神戸では、会議室のレイアウト変更や、会議中の情報共有ツールである電子黒板などの提案もさせていただいております。オフィスに関するお悩みやご質問などは、お気軽にオフィスレイアウト神戸までご相談ください(^^)

優しくて頼りになる、オフィスレイアウト神戸のスタッフが、お客様のお悩みを解決いたします。

ぜひ、オフィスレイアウト神戸にお問い合わせください!



ただでさえお得なアスクル全商品を更に安く買えます!詳細はこちら

これを導入するだけでオフィスに笑顔が溢れました。これがウイルス除去率99.8%の力。



ご相談/お見積りはお気軽にご連絡ください

0120-976-078

受付時間:平日9:00〜17:00
お問い合わせの際は「オフィスレイアウト神戸のホームページを見た」というとスムーズです。
メールフォームからのお問い合わせは24時間受け付けしております。



小さなご相談でも結構です。どうぞお気軽にご利用ください。
できるだけ早く担当者から返信させていただきます。

    ページタイトル 無駄な会議をやめる!会議の生産性を高めるポイント6つ
    ページURL https://kobe-nagasawa.co.jp/officelayout/blog/increase_meeting_productivity/
    必須お名前
    必須メールアドレス
    任意社名
    任意電話番号
    任意住所
    必須お問い合わせ内容

    極稀にフォームからメールが送信できないことがございます。
    その際は、お手数ですが officelayout ☆ kobe-nagasawa.co.jp までメールでお問い合わせください。
    ※☆を@に変更してください

    兵庫県神戸市を中心とした阪神エリア、北播磨、東播磨、淡路島、大阪市、東京都内のオフィス移転やオフィスの内装外装工事、レイアウト設計、オフィス家具、電気工事などをオフィスに関する案件をワンストップで対応しております。どうぞお気軽にご相談ください。

    取引先

    • 株式会社フェリシモ
    • アサヒプリテック株式会社
    • シスメックス株式会社
    • パレクセル・インターナショナル株式会社
    • ネスレ日本株式会社
    • スミリンケアライフ株式会社
    • 神戸市
    • 兵庫県警察
    • 株式会社ボーイズ
    • 株式会社ビショップ
    • 三菱電機システムサービス株式会社
    • 株式会社ウエシマコーヒーフーズ
    • エム・シーシー食品株式会社
    • 株式会社神戸新聞事業社
    • 株式会社神戸国際会館
    • 株式会社さくらケーシーエス
    • 川崎重工業株式会社
    • 学校法人兵庫医科大学
    • 学校法人兵庫医療大学
    • 株式会社ドンク
    • 株式会社新井組
    • 株式会社マルハチ
    • 株式会社ポラリス
    • 東洋シャッター株式会社
    • テンピュール・シーリー・ジャパン有限会社
    • 株式会社神戸風月堂
    • 株式会社コベルコ科研
    • ヤマト住建株式会社
    • 東洋ナッツ食品株式会社
    • 他10000余団体以上

    ※順不同・敬称略


    案件実績エリア

    • 神戸市中央区
    • 神戸市灘区
    • 神戸市東灘区
    • 神戸市兵庫区
    • 神戸市長田区
    • 神戸市須磨区
    • 神戸市垂水区
    • 神戸市西区
    • 神戸市北区
    • 姫路市
    • 加古川市
    • 高砂市
    • 明石市
    • 加古郡
    • 西宮市
    • 芦屋市
    • 尼崎市
    • 伊丹市
    • 宝塚市
    • 三木市
    • 小野市
    • 三田市
    • 加西市
    • 淡路島

    • 大阪市北区
    • 大阪市都島区
    • 大阪市福島区
    • 大阪市此花区
    • 大阪市中央区
    • 大阪市西区
    • 大阪市港区
    • 大阪市大正区
    • 大阪市西成区
    • 大阪市天王寺区
    • 大阪市浪速区
    • 大阪市西淀川区
    • 大阪市淀川区
    • 大阪市東淀川区
    • 大阪市東成区
    • 大阪市生野区
    • 大阪市旭区
    • 大阪市城東区
    • 大阪市鶴見区
    • 大阪市阿倍野区
    • 大阪市住之江区
    • 大阪市住吉区
    • 大阪市東住吉区
    • 大阪市平野区

    • 東京都千代田区
    • 東京都中央区
    • 東京都港区
    • 東京都新宿区
    • 東京都文京区
    • 東京都台東区
    • 東京都墨田区
    • 東京都江東区
    • 東京都品川区
    • 東京都目黒区
    • 東京都大田区
    • 東京都世田谷区
    • 東京都渋谷区
    • 東京都中野区
    • 東京都杉並区
    • 東京都豊島区
    • 東京都北区
    • 東京都荒川区
    • 東京都板橋区
    • 東京都練馬区
    • 東京都足立区
    • 東京都葛飾区
    • 東京都江戸川区

    上記は一例であり、横浜・名古屋・福岡・中国地方・四国地方などの実績もございます。
    その他地域のお客様も可能な限り全力で対応させていただきますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。