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オフィスのペーパーレス化とは?ペーパーレス化のメリットとは

みなさま、こんにちは!

オフィスレイアウト神戸の中村です。

5月も終わりですね!かなり暑くなってきました(^^)

もうすぐ梅雨入りの時期になります。朝と昼の気温差はまだありますので、体調管理にはお気を付けください。

みなさまは「ペーパーレス化」という言葉をご存知でしょうか?

コスト削減や、セキュリティ対策、企業イメージの向上までさまざまなメリットを得られるペーパーレス化は、働き方改革やSDGsの取り組みによって導入する企業も増えてきています。

「『ペーパーレス化』って何なん?」「ペーパーレス化にメリットってあるん?」と思われている方もいらっしゃると思います。

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、まず、ペーパーレス化のメリットやポイントを理解することが大切です!

今回は、「オフィスのペーパーレス化とは?ペーパーレス化のメリット」をご紹介します(^^)

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体の資料や書類を減らし、紙媒体を電子化してデータとして活用・保存することを指します。ビジネスにおいては、紙で運用されていた文書・資料を電子化して、業務効率改善やコスト削減を図ることをペーパーレス化と呼びます。

政府も推進する「ペーパーレス化」

ペーパーレス化は、企業だけの取り組みではなく、政府が推進しています。

2019年に施行された「働き方改革」の施策のひとつとして「ペーパーレス化」が掲げられています。

2022年1月から改正電子帳簿保存法が開始されることになり、オフィスのペーパーレス化がさらに推進され、帳簿書類の電子化を検討する企業も多くなってきています。

ペーパーレス化はなぜ必要か?

働き方改革や多様性へ柔軟に対応する

コロナウイルス感染症による影響で、私たちの働き方はかなり変わりました。テレワークやWeb会議・分散オフィスが普及し、それに伴い、多様な働き方に対応する上でペーパーレス化は必須です。

オフィススペースをさらに有効活用する

テレワーク普及は今後も増えていくと予想されています。オフィスでの業務が少なくなると、オフィスの縮小も多くなってきます。オフィススペースの有効活用を検討している企業も増えてきています。

生産性の向上

会議の資料作成や押印など、不要な業務や時間を減らすことにより、ペーパーレス化によってこれまで時間を割いていた事務処理を効率化でき、生産性の向上が見込めます。

SDGsの一環としてのペーパーレス化

紙を使えば使うほど、原料である木材の過剰消費により環境破壊や地球温暖化につながります。日本のビジネスシーンにおいても、SDGsの取り組みの一環として、ペーパーレス化に取り組む企業も多くなっています。

ペーパーレス化を進めるメリット

ペーパーレス化にすることによるメリットを4つご紹介します。

テレワークを導入しやすい

ペーパーレス化を行うことにより、テレワーク制度の導入がさらに進めやすくなります。「電子印鑑」による承認が認められるように緩和が進み、実物の印鑑による承認・決済が不要になります。「box」などのクラウドツールを利用すれば、ファイルの保存・共有を効率化が可能です。

業務を効率よく行うことができる

ペーパーレス化を行うことにより、紙に依存する手間や時間が省け、業務の効率化を図ることができます。

・書類整理が不要になり、書類のファイリングやバインダーの整理の手間がかからない

・ファイルをクラウドストレージに保存すればいつでもどこからでもアクセスでき、同時閲覧・同時編集も可能

など、書類を探したりページをめくったりする必要はなくなり、業務を効率よく行うことができます。

経費やコストの削減

ペーパーレス化により、コスト削減することができます。

・用紙代やトナー代

・プリンターのリース代

・メンテナンス費用

・書類の郵送費用

紙を使わないことで、印刷や郵送にかかる費用が削減できます。

セキュリティを強化できる

紙の資料の場合は、鍵付きのキャビネットで保管するなど、物理的なセキュリティ対策が必要になります。ペーパーレス化によって電子化された文書は、災害や経年劣化による破損や消失が起こりません。ファイルもバックアップができ、復元も簡単です。

ペーパーレス化を行うことで、クリアデスクを定着させることにつながる

紙の取り扱いをできるだけ少なくすることで、書類の紛失を防ぎ、書類の整理整頓もしやすくなります。

クリアデスクについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています(^^)

【関連記事】「クリアデスクって?クリアデスクを定着させるコツ」

クリアデスクを定着させるためには、会社全体での取り組みが必要不可欠です!

ペーパーレス化を進めるコツ

ペーパーレス化の目的を明確化し、全社で取り組む

ペーパーレス化を進めるためには、業務システムなどを変えるなど、企業の根本的な変革を行わなければなりません。

経営陣や社員一丸となって、ペーパーレス化の仕組みを浸透させていくことが必要です。

電子化するものとしないものを事前に切りわけする

既存の紙資料を電子データに置き換えたり、新しい資料を電子データで作成したりする前に、ファイル管理しやすくするために電子化するものとしないものを事前に選定します。

ツールやデバイスを利用してペーパーレス化を段階的に取り組む

導入のために投資した金額が無駄になってしまうことのないよう、一部の組織でツールやデバイスを利用するのがおすすめです。

さらに、ペーパーレス化を進めるために、データ化するサービス導入でペーパーレス化を進めていきます。

・PDF変換ソフトやOCRソフトなどによるファイルや文書の電子化

・電子契約システムを導入で印鑑不要の承認・未承認などのプロセスがなくなる

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化のメリットをお伝えしましたが、ペーパーレス化の注意点も考慮し、対策を進めていくことが必要です。

従業員の理解を得る

ペーパーレス化を進めるためには、従業員の理解や協力が必要です。経営陣だけではなく、現場の声も取り入れながら、取り組めるようにしていかなければなりません。

すべてをペーパーレス化できない

残念ながら、すべてをペーパーレス化できるわけではありません。どこまでペーパーレス化できるかなど、社内で検討し、少しずつ実行していきましょう。

事前にシステム障害などのリスクも考える

事前にシステム障害などのリスクもあることを考えなければなりません。システム障害が起こるとデータを閲覧できなくなるデメリットがあるので、常にデータのバックアップは取っておくなどの対策をする必要があります。

会社全体で少しずつペーパーレス化を

ペーパーレス化を本格的に導入することにより、オフィスの効率化や生産性の向上、働き方改革の推進などにもつながります。ペーパーレス化のメリットをよく理解して、現場の理解を得ながら取り組んでいくことが大切です。

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