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会社全体で!報・連・相がしやすいオフィス環境の整え方

こんにちは!

オフィスレイアウト神戸の中村です(^^)

毎日オフィスのことに関する記事などを読んでいるのですが、よく目にすること。

それは、

上司「報連相してほしいのに部下がしてくれなくて困っている」

部下「報連相をしっかりやれと上司からいわれるんですけれど、どうやってやればいいのか分からない」

といった会社内でのコミュニケーションに関する、働いている方のお悩みです。

「報連相してほしいのに部下がしてくれなくて困っている」

「報連相がなくトラブルになることがある」

「上司はいつも忙しそうで、どんなタイミングで報連相すればいいかわからない」など、

悩まれている方はかなりいらっしゃるのではないでしょうか?

昔からある悩みの「報連相の重要性」の問題。

報連相のスキルを高めるためには、報告する側だけの問題ではなく、

それを受ける「受け手側」も改善すべきことがあります。

今回は、会社全体で整える「報・連・相のスキルを高めるコツ」をご紹介します。

 

実際にオフィスレイアウト神戸には、このようなお悩み相談がくることもあります。

【過去のお悩みコーナー】

会社で働く方たちの切実なお悩みです…。

報連相とは

「報告」「連絡」「相談」の3つの頭文字を取った用語です。

仕事を円滑に進めていく上で欠かせないものです。新社会人や新入社員が身につけるべきビジネスマナーでもあります。

報連相の目的

報連相の目的は、情報を相手と共有するためです。

誤解しやすいのですが、報連相は、「上司に報告するためだけのもの、部下しつけのためのもの」と思われがちですが、会社の問題点や改善するために、どのような就業形態の従業員であっても「報告・連絡・相談」が行える、良い職場環境をつくるためのものでもあると思います。部下だけではなく、上司も部下に寄り添い、フィードバックやアドバイスが必要です。

仕事ができる人は、報連相の重要性を知っている

「仕事ができる人は、報連相をきちんとできている」というのもよく聞きます。

相手に「言った・言わない」ではなく、相手にきちんと伝わったかどうかが大事です。報連相をきちんとできると、こんなメリットがあります。

効率良く仕事をすすめることができる

言った、言わないの確認で余計位な時間がかからず、スムーズに作業をすすめる事ができます。報連相で人にも頼ることができ、職場の人間関係も良好になります。

安心して仕事を任せることができる

問題が発生したときや、必要なタイミングに必ず報連相を行うことで、心配することがなく、安心感にもつながります。

トラブルや問題に冷静に対処できる

普段から報連相ができていると、大きなトラブルやミスにつながりにくくなります。万が一トラブルなった場合でも、情報を共有できていれば、早めに、冷静に対処することができます。

報連相のできない原因

報連相ができない原因は、

重要性があまりわからない

報連相が必要な手段ということを知らず、報連相する重要性がわかっていないことがあります。

報連相をどうやっていのかわからない

一番必要なコミュニケーションができておらず、「聞いたことはあるが、どんなときに、どのように、など伝え方がわからない」ことも多いです。

上司に話しかけにくい

「上司がいつも機嫌が悪い」「いつも忙しそうにしていて話しかけられない」など、顔色をうかがい、上司に伝えることに不安や恐れを抱いていることもあります。

自分のことで精一杯

報連相の必要性はわかっているけれど、仕事を自分ひとりで抱えすぎて、どう伝えていいか分からず、報連相ができていないこともあります。

報連相のスキルを上げるには、「受け手側」にあり!

報連相のスキルをアップさせるには、「受け手側(上司の皆様)」努力も必要になります。受け手側の皆様、どのように対応をしているでしょうか?

受け手側は、基本的な姿勢としてこのように受ける必要があります。

「部下の話をきちんと聞いていない」や、「言葉遣いが悪い」対応をしていないでしょうか?コミュニケーションがさらに取れなくならないよう、受けた報連相はできるだけ「おひたし」で受け取りましょう。

新入社員や仕事に慣れていない社員は常に不安です。

責任感から、自分でなんとかしようと仕事を一人で進めようとします。納期があったり、スピード重視ですすめる案件もあるので、部下だけで進めず、「できる人」にお願いをする、協力を得ることが大事です。

助けてもらえることで、部下も一人で抱え込まずに仕事をすることができます。

毎日仕事をしていれば、このような状況になることは多いですが、そのときに受け手がどのような対応をしていくかで報連相のスキルが身につくかが変わってきます。

報連相は部下だけがするものではなく、受け手側(上司)の皆様も常に心がけることが大事です。

簡単なチェックリストで、報・連・相の再確認を!

どう報・連・相すればいいのかわからない方へ!

基本的なチェックシート項目です。

実際の報連相で足りないことはないか、確認してみてください。

会社では毎日いろいろな人が働いています。

上司は「試しているけど、部下が変わらない」や、部下は「そもそも上司はそんなことしてくれてへん」など大変に思うこともかなりあると思います。

働いていれば毎日いろいろなことがあり、私も改善すべきことは山ほどあります。

皆様、本当にお仕事お疲れさまです(^^)

読んでくださっている方は、報連相について少しでも悩まれている方だと思うので、少しでもコツを取り入れて改善していってくださればいいなと思います。

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